Las dos condiciones

En las técnicas con las que trabajo, hablamos de cosas que se aplican en la práctica y que está demostrado que transforman.

Siempre pido dos condiciones para poder comenzar a trabajar.

Son dos condiciones que siempre digo el primer día.

Si no se aceptan no firmamos. Y tan amigos.

Es importante ser claro con las cosas importantes. Mi trabajo es ayudar.

Y si mi trabajo es ayudar, empiezo desde el primer momento. No tiene sentido otra cosa.

A ver, cuáles son esas dos condiciones.

Son simples.

La primera es que hay que ser consciente de que lo que vamos a hacer va a necesitar trabajo. No es venir, que yo explique y hasta la próxima sesión. Que va. Eso es lo de menos.

Esto es parecido a ir a clases y aprender inglés. El profe te explica, pero eres tú quién tiene que hacer los deberes. Yo dejo tareas para hacer de entre media hora y tres horas cada día, dependiendo de la disponibilidad que tengan. A veces sábados y domingos incluidos.

Si no, no se cambia. Es la realidad.

Falta la segunda condición.

Es la más difícil.

Apertura mental.

¿Por qué apertura mental? Porque lo que vas a oir de mi te va a chocar.

No va a ser lo que ya piensas y sabes.

Y es así por definición.

Imaginad que viene a verme una empresa con graves problemas. Imaginad que estemos de acuerdo en todo. Me explica sus problemas y yo les digo, es verdad, tenéis razón.

Y así día tras día.

Y encima le cobro.

¿Piensas que esa empresa va a cambiar? Correcto. No.

No estamos haciendo nada.

Nosotros trabajamos con las ideas, por lo tanto lo que yo le voy a dar es diferente de lo que ya se tiene.

Incluso va a ser contrario en muchas cosas.

Por lo tanto tiene que chocar.

Si algún cliente viene y me dice que está de acuerdo en todo lo que le digo, pienso: qué raro! Entonces hay poco que hacer.

Por tanto por definición, mucho de lo que vas a oir de mi, te va a chocar.

Señal de que aporta algo.

Pero ojo, apertura mental no significa creerlo todo porque lo digo yo. Eso no es apertura mental, es más bien sectarismo.

Apertura mental significa dejar el juicio en suspenso un ratito, intentar entender bien lo nuevo, ponerlo en práctica y ver si funciona.

Estas son las dos condiciones: saber que esto hay que trabajarlo y apertura mental.

Si estás de acuerdo con todo lo anterior y quieres mi ayuda, en forma de curso o de consultoría, escríbeme y hablamos. Te ofrezco lo mejor de entre lo mejor. Probado.

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Cosas que me gustaría decirte, pero no puedo

Sé tus preocupaciones. Sé tus problemas. Sé tu situación. Yo mismo he estado ahí y la veo repetidamente en muchos lugares. Sé que buscas que si contratas a un consultor, llegue, aplique ciertas medidas y solvente el problema que llevas arrastrando ya algún tiempo. De verdad que me gustaría decirte que puedo hacer eso, pero no puedo. Estaría mintiendo.

También sé que no lo entiendes, que si el problema está identificado lo que falta es aplicar la solución. ¿Qué falla en esto? ¿Acaso no es así? De nuevo me gustaría de verdad decirte que es así, pero no lo es. Esto de Lean tiene más que ver con desarrollar personas que con aplicar soluciones.

Sé que sigues sin entenderlo, pero es así. La experiencia nos lo ha demostrado a lo largo de los años. Si puedo decirte, sin embargo, que si alguien te promete que llega a tu empresa y en un mes o dos implanta una solución te estará engañando. Aunque es normal que no percibas que habrá sido algo inútil hasta dentro de un tiempo cuando mires atrás y tengas algo de visión general sobre el tema.

También me gustaría asegurar la eficacia o la eficiencia de mi ayuda. Pero tampoco puedo. Es verdad que las experiencias anteriores con otras empresas similares a la tuya, donde el equipo humano ha colaborado han sido muy buenas. Pero rentas pasadas no aseguran rentas futuras.

También me gustaría decirte plazos exactos en los que se pueden conseguir ciertas metas. Pero tampoco. Sí es cierto que puedo estimarlas y con probabilidad alta que se cumplan. Pero asegurarlo no puedo. Y sé que te gustaría que pudiera decirtelo, pero no puedo.

Y no puedo por razones externas a mí. No puedo porque la propia metodología lo impide. Intenta responder a esta pregunta ¿Cuánto tiempo tarda una empresa en ser exitosa? Pues algo parecido es lo que siento: no lo sé. Pero el hecho de no saberlo no significa que no persiga ese objetivo. Y además lo haga con todas mis energías.

En fin, creo que ya lo sabes. Pero necesitaba decirtelo. Un saludo.

5 Beneficios que Lean aporta a tu negocio

Beneficios de LeanLa experiencia te hace ver cosas que con el tiempo se van decantando gracias a haberlas visto una y otra vez, una y otra vez, una y otra vez…. Hoy hablamos de algunas de esas que todos quieren conseguir y quitarse los quebraderos de cabeza que dan a diario y que parece imposible librarse de ellas.

1. Reduce el tiempo de entrega.

Aunque no lo parezca tener un tiempo de entrega muy bajo mejora tu cuota de mercado, vamos que te entran más clientes y los que ya tienes te compran más. Pero claro, las limitaciones en la producción son las que la final nos impiden bajar mucho ese tiempo. Si lo intentamos bajar a lo bruto sería a costa de que subir los costes y por tanto que el beneficio, que ya es casi inexistente, se vuelva negativo. Pero tengo buenas noticias para tí, es perfectamente posible reducir los tiempos de entrega flexibilizando la producción y eliminando pasos y tareas que a priori parecen necesarias pero que después de pensarlo dos veces resulta que no lo son. Para poner un ejemplo de las ventajas de un plazo de entrega cada vez más bajo fíjate en las empresas de reparto de paquetería. Correos es capaz de entregar con un 100% de efectividad una carta o paquete al precio más bajo del mercado. Sin embargo somos muchísimos los que utilizamos los servicios de una de estas agencias a la hora de enviar un paquete, aun siendo mucho más cara ¿Por qué? Te lo dejo para pensar.

2. Reduce los inventarios.

Aún hoy sigue siendo una autentica lacra para la gran mayoría, por no decir todos: para los que hacen una gestión del inventario “intuitiva”, para los que dejan esta función a un software o incluso para los que tienen gente dedicada a esta tarea. No hace falta que diga que los costes que supone mantener inventarios son muy altos, incluso inventarios de productos que salen cuatro o cinco unidades cada seis meses y que los tenemos allí muertos de risa, y a veces cuando les echas mano para enviarlos, a lo mejor alguno ha sufrido un golpe (¿de quién? Imposible de saber) y no lo puedes mandar: perfecto, hemos estado manteniendo en el almacén un producto que ni siquiera podemos vender. Pero claro, el temor a no tener lo que el cliente te pide y hacerlo esperar 10, 15 o incluso 30 días puede con la voluntad de un inventario bajo: “me gustaría pero no puedo”. Te asombrarías si supieses que no sólo se puede sino que apenas cuesta nada de dinero (pero sí esfuerzo, que no estamos aqui para engañar). Pero ¿quién no está haciendo ya un esfuerzo sobrehumano haciendo de todo para intentar bajar los costes? Sea cual sea tu negocio, Lean te reduce en inventario un 90% (ahí va eso, y sin agua para acompañar).

3. Se capaz de entregar sin cantidad mínima mejorando los beneficios.

Es uno de los grandes problemas a la hora de las ventas. Hay clientes que te proponen que estés dispuesto a entregar una unidad si hiciese falta, pero claro, tú tienes calculados los costes del porte y enviar menos de X cantidad no te trae cuenta. Tienes muchos clientes, en el caso de que seas fabricante o distribuidor, por ejemplo, que tienen en catálogo miles de productos y no pueden tener cinco de cada uno en el almacén porque no les cabe ni por el costes. No te puedes imaginar la alegría que les vas a dar si les dices que pueden pedirte la cantidad que quiera del producto que quiera en cualquier momento, aunque no sea el pactado semanalmente, y sin subidas de precio (aunque al principio podemos hablar de negociar el porte). Quienes son capaces de hacer esto sin aumentar los costes consiguen muchos más clientes. Probado.

4. Mejora la satisfacción de tus clientes con tus productos y el servicio

Cuando algún cliente nos da una queja entramos en modo pánico. “Cagon la leche, esto ahora me va a costar un dinero con lo apurado que vamos”. O sino que pague el seguro o la empresa de transporte, si es que intuimos que ha podido ser culpa suya. Nada! Tu cliente lo que quiere es el producto que ha pedido y lo quiere para cuando se ha pactado y ya vamos tarde. Todo esto sólo trae insatisfacción al cliente que se transformará en que cuando llegue otro que lo haga mejor que nosotros nos quedemos sin él. Y si el cliente es bueno, asumiremos el coste, qué si no, pero el daño en el retraso y la mala imagen ya son irreparables. Tú cliente no quiere compensaciones, quiere lo que ha comprado en la fecha pactada. Eso hay que evitarlo, lo sabemos, pero no lo conseguimos. La buena noticia es que hay métodos aún poco conocidos, ver para creer, que nos van a permitir eliminar el 95% de estas situaciones en muy poco tiempo. Si, por ejemplo, estás en la distribución, muchos querrán ser clientes tuyos sin ninguna duda. La demanda de proveedores cumplidores en las entregas son mucho mayores de los que nos podemos imaginar.

5. Todo esto reduciendo los costes.

Y aquí viene cuando ya nadie se lo cree. Es la ecuación imposible. Pues no, sí que es posible. No es fácil de explicar en dos líneas pero aunque no lo parezca, gracias a hacer todo lo anterior los costes totales bajarán. Vale la pena recordar que lo nos interesa es reducir los costes totales, no los unitarios. Al final una empresa es Ingresos Totales – Gastos Totales = Beneficio. Si los costes totales me bajan, me da igual lo que le pase a algún coste marginal o unitario.

“La formación y el asesoramiento son la mejor subvención para cualquier empresa.”
Ricardo Lop. Propietario y fundador de Aceros de Hispania.

5S: Qué es, para qué sirve y qué te puede aportar

5S es quizás la herramienta más incomprendida e infravalorada. Aún siendo engañosamente simple y aparentemente superficial, es un arma poderosa para conseguir mejoras sustanciales.

Qué es

Se trata de una metodología o herramienta perteneciente a la filosofía Lean, que tiene como objetivo crear un lugar de trabajo ordenado, limpio, agradable y seguro que te permita desarrollar tu trabajo de la forma óptima.

Dónde se aplica

Puesto de trabajo (workplace): En cualquier puesto de trabajo, ya sea en producción, fábrica, servicios, administración, etc. Se trata de aplicarlo allá dónde personas o máquinas estén desarrollando sus funciones parcial o totalmente.

Almacén: Es muy típico su aplicación a los almacenes donde tenemos materia prima, producto en curso o producto terminado. Cualquier empresa que necesite mantener almacenes de cualquier tipo de producto se beneficiará enormemente de las ventajas de 5S.

Beneficios

Normalmente en libros y artículos encontrarás los típicos beneficios que parecen sacados de un anuncio de la teletienda. Aquí te ofrezco los que he visto con mis propios ojos, divididos en cinco categorías. Creo que es una buena división que da una visión muy buena de lo que es y lo que aporta esta maravillosa herramienta.

1. Productividad

Venga, vamos primero con la que seguro que más te interesa: money money 😎 Cuando se aplica 5S a un lugar de trabajo o almacén, por propia experiencia, la productividad mejora entre un 10-30%. ¿Cómo es eso posible? Pues sí, aunque no lo parezca a priori semejante mejora no solo es posible sino segura. Básicamente gracias a dos vías: la reducción de tiempos perdidos en búsquedas de materiales (te parecería increíble la cantidad tan ingente de tiempo que se nos va en esta absurda tarea que no debería suceder nunca) y por la mejora en las operaciones ocasionadas por la eliminación de despilfarros por movimientos y transportes.

2. Calidad

(Calidad, esa gran desconocida!) 5S consigue también mejorar la calidad de nuestros productos o servicios. Y lo consigue básicamente evitando que se ocasionen defectos por tres vías:

  • Daños por almacenaje incorrecto: Almacenar de forma incorrecta los productos termina produciendo daños y defectos.
  • Daños por manejo: Casi inevitable. Manejar materiales introduce el riesgo de daño, por tanto hay que reducir el manejo de estos a la mínima expresión y que esa mínima expresión sea lo mejor y más correcta posible.
  • Defectos de fabricación: Cuando fabricamos algo en un ambiente sucio y desordenado (y cuando digo fabricar digo lo mismo un proceso de soldadura que empaquetar algo, me da igual. Cualquier manipulación de materiales la meto en esta categoría) acabamos dañando o contaminando el producto de una u otra forma. No hace falta que nuestro almacen o planta parezca sacada de un país tercermundista (o en vías de desarrollo, que se dice hoy día). El 90% de los puestos de trabajo o almacenes que he visitado tiene un nivel de suciedad y desorden que provocan daños y defectos con frecuencia.

3. Seguridad

Esta es fundamental. Como dirección de la empresa (o responsables de un departamento o zona) tenemos la obligación de proveer un lugar de trabajo seguro, donde la gente venga a aportar valor y no a jugarse el pellejo (he visto de estas en más veces de las que me gustaría contar). Se reducen accidentes un 50-80%, y por tanto sus costes asociados (se estima que entre el 60-80% de los accidentes laborales se debe a mal diseño o mantenimiento del lugar de trabajo).

4. Gestión Visual

Hay una ventaja oculta en la aplicación de 5S: Transforma un centro de trabajo “normal” en un centro de trabajo perfectamente preparado para la gestión visual. Y esto reducirá tus costes de forma dramática. ¿why? Si tienes un almacen en tu trabajo haz esta prueba: ve al almacen, ponte en medio de un pasillo cualquiera, mira las estanterías de inventarios y dime ¿una persona que venga de fuera de la empresa puede saber qué referencias están cerca de su punto de pedido, o cuales están al máximo? O si trabajas en una mesa en labores administrativas, ¿puede una persona que venga de fuera saber si tu trabajo va por delante o por detrás de la previsión? (¿hay previsión?) ¿Y saber si estás siguiendo el estándar? (¿tienes estándar? Como me digas que no… 👿 )

5. Moral y comodidad

Esta es una de esas cosas que tus análisis de ROI no podrá medir, pero que la necesitarás si quieres tener éxito: moral alta en los equipos de trabajo. Y para esto necesitas que el centro de trabajo sea cómodo y agradable. Sólo así tu gente se sentirá orgullosa de su trabajo y de su puesto.

Ojo: Marketing a la vista! Leer bajo su propia responsabilidad.

En LeanSystems tenemos cursos y seminarios sobre 5S. También tenemos servicio de consultoría para su implantación práctica. Si consideras que podemos serte de ayuda, sólo tienes que escribirnos. Será un placer atenderte 🙂

Curso de formación “Lean Manufacturing” en Barcelona

Por fin llego a BCN!. El día 30 de noviembre de 2012 (viernes) (Aplazado hasta enero-2013 por aclamación popular 😎 ) daré un curso sobre la metodología Lean en Barcelona. Será un repaso a toda la metodología de forma que obtengas una visión global de la misma en un sólo día. Los contenidos serán los siguientes:

Curso Metodología Lean 1 día

– Introducción a Lean. Historia y Antecedentes.
– Principios y conceptos básicos de Lean. 4P.
– Muda y Valor. 3M.
– Introducción al mapeado de cadenas de valor (VSM). Ejemplos.
– Flujo.
– Takt time, Lead Time, Cycle time. Sincronización demanda interna-externa.
– Pull/JIT/Kanban. Rutas auxiliares.
– Estabilidad. TPM. Estandarización.
– 5S. Claves para el éxito. Errores a evitar.
– La importancia del desarrollo de las personas.
– Lean Management vs Lean Leadership.
– Introducción al Kaizen en Toyota y los eventos Kaizen.
– La importancia de la gestión visual.
– Problem-Solving: El método de Toyota.
– Hansei

Precios: Curso día completo: (Hasta el 23-nov 224€ -25% Descuento) 298€ (incluye almuerzo y materiales).
Todos los precios expresados se incrementarán con el IVA correspondiente.
Horario: 9:00-18:00
Lugar: Hotel pendiente de confirmar.
Una estupenda oportunidad para conocer la autentica filosofía lean directamente de mi mano.

Para reservar tu plaza u obtener más información puedes contactar conmigo en consultoria.leansystems@gmail.com. En caso de estar interesado te recomiendo formalizar tu inscripción cuanto antes. ¡Te espero!

Qué puede Lean hacer por tí hoy

[message type=”simple” bg_color=”#EEEEEE” color=”#333333″]He extraido estas fotos de la pizarra que usé en una charla para compartir con vosotros este interesante razonamiento. [/message]

Hoy vamos a lo práctico!! Que sé que gusta mucho. Hablaba con los responsables de una empresa y me decían que estaban en problemas, cosa habitual en los tiempos que corren, y me preguntaban qué podría Lean hacer por ellos. Y como creo que puede ser aplicable a más personas, lo subo al blog.

Me hablaban de problemas. Y me contaban lo siguiente:

[custom_list style=”list-1″]

  • Las Ventas están por los suelos
  • Los beneficios son cero, o incluso negativos (pérdidas)
  • Hay una fuerte presión para bajar los precios lo cual implica reducir los costes, cosa casi imposible
  • No hay un euro para formación. Tampoco tiempo. Y aunque lo hubiera, no ve cómo eso podría ayudarles
  • La realidad es que sobra gente en la empresa, pero quieren mantener los empleos en todo lo posible
  • De esta forma, necesitan de forma urgente incrementar las ventas y reducir los costes. De otra forma, la quiebra está a la vuelta de la esquina

[/custom_list]

Con este panorama, la pregunta surge sola…

¿Qué va a poder hacer Lean por mi en esta situación?

Dije: “Bien, vayamos por partes. Me hablas de problemas. Detengámonos un momento aquí.

¿Por qué tienes problemas?

Muchas son las razones dadas aquí, ausencia de ventas, competencia desleal, costes excesivos, la gente está parada y no compra, etc, etc, etc. Pero estamos corriendo mucho y damos respuestas erróneas a esta simple pregunta. Tenemos problemas porque no tenemos beneficios, ¿estás de acuerdo?. –, me dice. Bien, es algo obvio, pero cierto ¿no? – Claro, me replica.

¿Por qué no tienes beneficios?

Nueva retaila de respuestas varias, básicamente las mismas que antes. Pero no vayamos tan rápido: no hay beneficios porque la diferencia entre Ingresos y Costes es negativa (B=I-C) ¿cierto? –Hombre claro, eso es obvio, responde. -Bien, continúo. Vayamos asentando cosas y avanzando lento pero seguro. Demos un pasito más,

¿Por qué esa diferencia es negativa?

Curiosamente, surgen las mismas respuestas que las dos veces anteriores otra vez. Nuevamente sugiero no ir tan rápido. -La diferencia es negativa porque C es mayor que I, los Costes mayores que los Ingresos ¿cierto? –, me dice algo desganado como pensando que este razonamiento no va a parar a ningún lado. Veo que quiere la solución rápida, la que no funciona, la mágica, pero resisto y lo sigo llevando por este camino lento pero seguro. -Ahora, digo, tenemos tres vías por donde seguir: esto se dá o bien porque los Costes son excesivos o bien porque los Ingresos son deficientes o una mezcla de ambas, que será lo más probable. Nos vamos a quedar con la opción de que los costes son excesivos, y por varias razones: Porque lo son, porque subir las ventas no es tan fácil en los tiempos que corren, y porque subir las ventas va a ser un objetivo que se alcance casi solo si conseguimos reducir los costes. Están muy ligadas. Lo verás. Sigamos entonces por ese camino.

¿Por qué son los costes tan altos?

Aquí, este hombre, estaba ya algo perdido. Así que seguí yo. -Los costes son excesivos porque hay mucha muda en el sistema/procesos. Crack!! Acabo de romper todos los esquemas. Este es el salto que nadie dá y es justo el que conduce a la respuesta. (muda = palabra japonesa que prodríamos traducir como despilfarro, tareas o actividades que consumen recursos, personas, tiempo, material, etc, y que no aportan valor al cliente final). Y ya que estamos por aquí, seguimos,

¿Por qué hay demasiada muda en el sistema/procesos?

Porque estamos empleando metodologías y formas de hacer las cosas que hoy ya no funcionan y provocan grandes ineficiencias en el sistema. La siguiente pregunta es obvia

¿Por qué esas metodologías o filosofías no funcionan?

Porque esas metodologías (llamadas “producción en masa” o “producción en lotes y colas”) fueron desarrolladas hace más de 100 años y hoy el mundo ha cambiado mucho respecto del que fue entonces. Seguimos haciendo las cosas basados en estos principios en un mundo totalmente distinto, un mundo altamente competitivo, global, con gran presión en precios, en plazos y en personalización, así como de altos niveles de exigencia tanto en calidad como en servicio al cliente. Y no funcionan. Y las pruebas las tenemos delante de nuestras narices.

Y surge la pregunta clave:

¿Qué hacemos entonces?

Aprender y empezar a aplicar Lean. Es la filosofía/metodología que sí que está adaptada al entorno actual. Si cambiamos a Lean …

entonces …

… tendremos una nueva metodología que funciona

entonces …

… podremos eliminar la muda de nuestro sistema y procesos

entonces …

… los costes se reducirán de forma dramática

entonces …

… los beneficios subirán

entonces …

… habremos salido del problema.

Pero además, hay bolas extra:

Al mejorar los procesos reduciendo o eliminando muda conseguiremos también

[custom_list style=”list-1″]

  • reducir los tiempos, con lo que podremos entregar en un plazo mucho menor
  • ganaremos en flexibilidad, con lo que podremos responder más rapidamente ante cambios en los pedidos
  • la calidad se verá notablemente mejorada
  • al reducirse los costes podremos reducir el precio de venta o bien ofrecer más características por el mismo precio. O ambas!

[/custom_list]

Todo esto tendrá un impacto positivo en las ventas, lo que significa que estas aumentarán, lo que añadido a la reducción de costes nos pone directamente en el camino hacia el éxito. El camino Lean.

Presentación Lean

Estoy subiendo a Slideshare algunas de las presentaciones que uso. Aquí os dejo una sobre introducción a Lean a través de una analogía con el paradigma pregermen en la medicina, basada en una idea maravillosa de Myron Tribus y su aplicación de la teoría del germen al management. La presentación está hecha para servir de apoyo a mis palabras, pero creo que la idea se capta bien. Espero que os guste.