Cómo resolver los problemas de formación de los trabajadores de forma coherente con los objetivos de la empresa

A veces hemos hablado de la necesidad de que los trabajadores que trabajan en la empresa tengan una alta preparación en varios aspectos o temas, y principalmente en lo que se refiere al manejo y conocimiento de sus herramientas de trabajo y de los métodos o procesos en los que están cada día.

Así dicho suena muy bonito, pero como pasa casi siempre que lees algo, te dicen el “qué” debes hacer pero no te dicen el “cómo” se puede hacer, o al menos intentar hacer.

Tener uno trabajadores altamente cualificados no es cosa de un día, ya lo sabes, pero en un año puedes conseguir un gran avance en este asunto que se notará de forma directa en los números de la empresa y en el resultado.

Dicen que la formación es un gasto (o inversión) inevitable y que hay que hacer sí o sí.

Estoy de acuerdo. Pero a esta frase le falta la parte final: que este gasto, si se hace bien, claro, repercutirá de forma directa en los números de la empresa.

Lo he visto en muchas ocasiones y puedo asegurártelo.

También es verdad que he visto en otras muchas ocasiones gastar en formación sin un objetivo claro y definido desde antes de comenzar.

La formación está al servicio de tu objetivo. Primero definir qué necesitas. Luego planificar los pasos necesarios para llegar hasta ahí.

Pongamos un ejemplo que nos sirva para introducir el “cómo” conseguirlo.

Imaginemos que tenemos un grupo de 5 trabajadores que opera en nuestra nave los pedidos: es decir, preparan el material, los procesan y montan el producto. Además hacen en control de calidad ellos mismos de estos productos.

Lo primero que necesitamos definir es en qué tienen que tener formación este grupo de trabajadores.

Pongamos esta lista a modo de ejemplo:

1. Conocimientos de los procesos de control de calidad de los productos.

2. Conocimientos sobre cada una de las máquinas que hay en su sección, aunque no las operen siempre. Esto incluye el mantenimiento necesario.

3. Conocimiento sobre el procedimiento a seguir en el montaje, lo que sería el estandard de prodecimiento.

4. Conocimiento sobre la metodología Lean para poder identificar muda y valor.

5. Conocimiento sobre desarrollo de personas y de los futuros líderes. Esto es algo básico y fundamental en toda empresa para evitar desparecer cuando el líder actual desaparezca.

6. Conocimiento sobre resolución de problemas.

Con esto es más que suficiente para los primeros tres años.

Ahora, con los objetivos ya definidos, vamos a planificar cómo vamos a llegar a ellos.

Lo primero que haremos será dividir en cuatro niveles cada uno de los objetivos anteriores y que pueden corresponder a nivel básico, nivel medio, nivel alto y nivel experto. Si no se está ni siquiera en el nivel uno, el operario estaría en un llamado nivel cero que correspondería a que no tiene formación alguna aún en ese tema.

Una regla básica antes de continuar es que no todos los trabajadores del grupo tienen que avanzar a la vez en el conocimiento. Debemos modular el avance y que sea en forma piramidal, es decir, que haya uno a nivel experto en todos los asuntos, otro un poco por detrás, que será el sucesor cuando el anterior ascienda, cambie de puesto o deje la empresa. Y los otros tres que tendrán formación básica o media en casi todo, con alguna formación alta y quizás alguna a nivel cero aún.

Como ves de lo que se trata es de que haya una estructura natural de avance y no de que todos sean nivel experto en todo.

Ahora haremos la matriz de formación en un A3 o similar (a veces con un A4 es suficiente), y representaremos con un circulo dividido en cuatro partes cada nivel. Un cuarto de circulo representa nivel básico en esa materia, dos cuartos de circulo representa nivel medio. Tres cuartos nivel alto y todo el circulo marcado representa nivel experto. Si no hay nada marcado en el circulo significa nivel cero, es decir sin conocimientos aún sobre ese tema.

Quedará algo así:

Dibujo2

Con esto conseguimos varias cosas:

1. Planificar la formación de forma coherente y alineada con los objetivos de la empresa.

2. Tener un control preciso del nivel de formación del grupo de trabajadores.

3. Saber en cada momento quién está preparado en qué para poder reubicar o asignar recursos a diferente tareas.

4. Todo se controla de un sólo vistazo pues en el A3 está todo lo que necesitamos.

Con esta herramienta tienen un potente arma para hacer que tus trabajadores avancen de forma controlada y coherente y eso repercutirá en los números de la empresa por una razón muy sencilla: los que trabajan en el lugar donde se crea el valor son los que en realidad crean el valor. Cuanto más preparados estén para conseguir flujo, y en general para eliminar despilfarro de forma continua, mejores serán los resultados.

Espero que te haya servido de ayuda esta herramienta que te presento hoy. Yo la he usado siempre y los resultados siempre han sido muy buenos. Sin excepción.

Como siempre, si tienes alguna duda que yo pueda resolverte desde aquí, no tienes más que dejar un comentario debajo o escribirme de forma directa a través del formulario en el lateral derecho de la página.

A ponerse en marcha!

Te envío un afectuoso saludo.

Créditos imagen: Creación propia basada en las propuestas de J. Liker.
Matriz: Los nombres que aparecen en la matriz son inventados.
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