5S: Qué es, para qué sirve y qué te puede aportar

5S es quizás la herramienta más incomprendida e infravalorada. Aún siendo engañosamente simple y aparentemente superficial, es un arma poderosa para conseguir mejoras sustanciales.

Qué es

Se trata de una metodología o herramienta perteneciente a la filosofía Lean, que tiene como objetivo crear un lugar de trabajo ordenado, limpio, agradable y seguro que te permita desarrollar tu trabajo de la forma óptima.

Dónde se aplica

Puesto de trabajo (workplace): En cualquier puesto de trabajo, ya sea en producción, fábrica, servicios, administración, etc. Se trata de aplicarlo allá dónde personas o máquinas estén desarrollando sus funciones parcial o totalmente.

Almacén: Es muy típico su aplicación a los almacenes donde tenemos materia prima, producto en curso o producto terminado. Cualquier empresa que necesite mantener almacenes de cualquier tipo de producto se beneficiará enormemente de las ventajas de 5S.

Beneficios

Normalmente en libros y artículos encontrarás los típicos beneficios que parecen sacados de un anuncio de la teletienda. Aquí te ofrezco los que he visto con mis propios ojos, divididos en cinco categorías. Creo que es una buena división que da una visión muy buena de lo que es y lo que aporta esta maravillosa herramienta.

1. Productividad

Venga, vamos primero con la que seguro que más te interesa: money money 😎 Cuando se aplica 5S a un lugar de trabajo o almacén, por propia experiencia, la productividad mejora entre un 10-30%. ¿Cómo es eso posible? Pues sí, aunque no lo parezca a priori semejante mejora no solo es posible sino segura. Básicamente gracias a dos vías: la reducción de tiempos perdidos en búsquedas de materiales (te parecería increíble la cantidad tan ingente de tiempo que se nos va en esta absurda tarea que no debería suceder nunca) y por la mejora en las operaciones ocasionadas por la eliminación de despilfarros por movimientos y transportes.

2. Calidad

(Calidad, esa gran desconocida!) 5S consigue también mejorar la calidad de nuestros productos o servicios. Y lo consigue básicamente evitando que se ocasionen defectos por tres vías:

  • Daños por almacenaje incorrecto: Almacenar de forma incorrecta los productos termina produciendo daños y defectos.
  • Daños por manejo: Casi inevitable. Manejar materiales introduce el riesgo de daño, por tanto hay que reducir el manejo de estos a la mínima expresión y que esa mínima expresión sea lo mejor y más correcta posible.
  • Defectos de fabricación: Cuando fabricamos algo en un ambiente sucio y desordenado (y cuando digo fabricar digo lo mismo un proceso de soldadura que empaquetar algo, me da igual. Cualquier manipulación de materiales la meto en esta categoría) acabamos dañando o contaminando el producto de una u otra forma. No hace falta que nuestro almacen o planta parezca sacada de un país tercermundista (o en vías de desarrollo, que se dice hoy día). El 90% de los puestos de trabajo o almacenes que he visitado tiene un nivel de suciedad y desorden que provocan daños y defectos con frecuencia.

3. Seguridad

Esta es fundamental. Como dirección de la empresa (o responsables de un departamento o zona) tenemos la obligación de proveer un lugar de trabajo seguro, donde la gente venga a aportar valor y no a jugarse el pellejo (he visto de estas en más veces de las que me gustaría contar). Se reducen accidentes un 50-80%, y por tanto sus costes asociados (se estima que entre el 60-80% de los accidentes laborales se debe a mal diseño o mantenimiento del lugar de trabajo).

4. Gestión Visual

Hay una ventaja oculta en la aplicación de 5S: Transforma un centro de trabajo “normal” en un centro de trabajo perfectamente preparado para la gestión visual. Y esto reducirá tus costes de forma dramática. ¿why? Si tienes un almacen en tu trabajo haz esta prueba: ve al almacen, ponte en medio de un pasillo cualquiera, mira las estanterías de inventarios y dime ¿una persona que venga de fuera de la empresa puede saber qué referencias están cerca de su punto de pedido, o cuales están al máximo? O si trabajas en una mesa en labores administrativas, ¿puede una persona que venga de fuera saber si tu trabajo va por delante o por detrás de la previsión? (¿hay previsión?) ¿Y saber si estás siguiendo el estándar? (¿tienes estándar? Como me digas que no… 👿 )

5. Moral y comodidad

Esta es una de esas cosas que tus análisis de ROI no podrá medir, pero que la necesitarás si quieres tener éxito: moral alta en los equipos de trabajo. Y para esto necesitas que el centro de trabajo sea cómodo y agradable. Sólo así tu gente se sentirá orgullosa de su trabajo y de su puesto.

Ojo: Marketing a la vista! Leer bajo su propia responsabilidad.

En LeanSystems tenemos cursos y seminarios sobre 5S. También tenemos servicio de consultoría para su implantación práctica. Si consideras que podemos serte de ayuda, sólo tienes que escribirnos. Será un placer atenderte 🙂

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